الوصف الوظيفي لسكرتيرة المدرسة
ملخص الدور:
تقديم الدعم لمديرها، ويشمل ذلك الواجبات والاعمال الكتابية العامة واعمال الاستقبال والاعمال ذات الصلة بالمدرسة، كما تقدم الصورة المهنية اللائقة بالمدرسة من خلال طريقة استقبال المراجعين والرد على المكالمات الهاتفية.
المؤهلات المعرفية والمهارة المطلوبة:
- الحصول على مؤهل في التخصص.
- الالمام بتطبيقات الحاسب الالي وآداب الحديث عبر الهاتف.
- التعامل الجيد مع اجهزة الحاسب الالي.
- القدرة على استخدام برمجيات حديثة.
- مهارة تواصل ممتازة.
- سرعة الطباعة والكتابة.
- الاعتناء التام بتفاصيل الموضوعات.
- قدرات تنظيمية ممتازة.
- الحفاظ على سرية المعلومات.
المهام الرئيسة:
- استقبال الزائرين والمراجعين الذين يحضرون لمقابلة المدير، وتحديد المواعيد لهم.
- اعداد المراسلات والتقارير والمواد الخاصة بالنشر الداخلي والخارجي
- تحديد اجندة اعمال المدير، وتذكيره بالمواعيد والامور الضرورية الاخرى.
- الاجابة على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأفراد المعنيين.
- القيام بالأعمال الكتابية العامة التي تشمل النسخ واعمال الملفات والتعامل مع الفاكس ورسائل البريد.
- حسن التعامل مع الموظفين داخل المدرسة.
- تنظيم ملفات الطلاب بشكل سهل للتداول، واستكمال الأوراق المطلوبة لكل ملف من شهادات انتقال وتطعيم، وشهادات ميلاد وشهادات السنة الاخيرة، وصورة عن الهوية والعنوان الكامل ورقم الهاتف.
- تنظيم ملفات المعلمين والتأكد من الاوراق المطلوبة، وتجديد العقود في الوقت المناسب.
- تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الأقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر عن المؤسسة وتوثيقه.
- متابعة اجراءات التراخيص الخاصة بالمدرسة من الدوائر كافة.
- تعبئة الاستبيانات والجداول سواء الصادرة عن المدرسة او الواردة اليها.
- تدقيق علامات الطلبة وطباعة الشهادات.
- التحضير للاجتماعات وكتابة محاضرها.
- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات، مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها.
- متابعة المعلمين في كل ما تطلبه الادارة منهم.
- اعتماد المكاتبات جميعها بخاتم المدرسة.
- تدوين الحضور والغياب والتأخير للموظفين والطلبة.
- الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة ذات العلاقة بأعمال المدير عليه.
- طباعة الكتب والمراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الدوائر، بعد أخذ موافقة المدير عليها.
- الاشراف على واجب الضيافة لزوار المدرسة ومراجعيها.
- القيام بعمليات المسح الضوئي) النسخ والتصوير (إذا ما طلب منها ذلك.
- الاشراف على ضبط الأثاث واللوازم المدرسية والمعدات والأجهزة ومتابعة صيانتها.
- القيام بأي عمل اخر تطلبه إدارة المدرسة ذي علاقة بعملها.
